意味のある議事録のまとめ方教えます!ピンポイントな情報要約がコツ

会議の議事録をまとめるように指示されて、慌てたことはありませんか? また、議事録をまとめるために、会議の間中メモを取ろうとして必死になり、会議の流れが読めず、あとでメモを読み返してもポイントが分からなくてすっきりした議事録が作成できない。そのようなことで困っている人に、議事録作成の達人になるためのコツを紹介します。

議事録の意味と役割

会議には、何かを話し合って「合意または決定することを目的とする会議」と、定例会議のように「報告や情報交換を目的としたもの」があります。

一般企業における会議では、社内の会議と取引先との会議に大きく分けられるのが特徴です。取引先との会議の議事録の場合は、記録した議事録をあくまで自社内でのみ回覧して共有するだけでなく、合意を得るために取引先とも共有するといった意味と役割があります。

どの場合も、共通する議事録の目的は以下の3つとなります。

  • 会議で話し合った内容を忘れないように控え、保存すること。
  • 議事録を出席者と共有して、認識に誤りがないか確認すること。
  • 会議には出席していないその他の関係者とも共有すること。

これだけは記載すべき!情報と内容

議事録には特に決まった書式があるわけではありませんが、体裁としては最低限以下の情報を入れる必要があります。

  1. 議題
  2. 会議を実施した日時
  3. 場所
  4. 出席者:氏名と会社名や役職名
  5. 議事の内容(決定事項やペンディング事項など)」

最後の5.が一番重要なのは言うまでもありませんが、基本的な体裁として以下を網羅する必要があります。

A)    何を決める会議なのか、ポイントとなる議題。
B)    合意して決まった決定事項。
C)    合意せずにペンディングとして残った事項。
D)    決定したことを実行するため、誰が何をいつまでにやるかのアクションプラン。

「効率的・効果的」な議事録のまとめ方のコツ

会議を最初から最後まで録音して、誰が何を言ったかを逐一記録する形式の議事録もありますが、通常の議事録は言ったことをすべて書くのではなく、ポイントをできる限り完結にまとめる必要があります。

会議で話す内容をすべて書き留めようと思うと、緊張してポイントを逃しがちです。会議の前に、あらかじめ今日の会議では何を決めることが目的かをしっかり認識し、その決定事項となぜその決議に至ったかだけをまとめるという心積もりで会議に臨むのがコツです。

情報はピンポイントでまとめるのが効果的

メモの取り方は、紙に手書きでもよいし、直接パソコンに打ち込んでいってもよいでしょう。ただ「報告」ではなく「議論」が中心となる会議では、発言内容がほかの出席者から訂正されたり前の話にもどったり、予期しない方向に飛ぶこともあります。

そのような場合は、丸印で囲んだり、バツ印で消したり、矢印で前の記録に飛ばしたりなどが簡単にできる紙へのメモの方がよいでしょう。「報告」が中心の場合は、キーを打つのが速い人であれば、パソコンを持ち込み記録を打ち込んでいった方がよいかもしれません。

議論の場合でも報告の場合でも、以下のポイントを聞き逃さないように、注意して心掛けるのもコツです。

誰:特定の人物だけでなく、どの部署がやったのか、またやらなければならないのか。

いつ:いつやったのか。またいつまでにやらなければならないのか。

何:何をして、その結果どうだったのか。

なぜ:なぜそれをしたのか。なぜそうした結果となったのか。

数字:単価や総額などの金額、重量や個数など。

箇条書きを効果的に使うと分かりやすい

会議中、数字のような聞き取れなかった部分や理解できなかった部分は、その場で聞き直すことも重要です。特に取引先との会議の議事録は、それが契約条件につながる場合もありますから、聞き取れなかった部分や理解できなかった部分だけでなく、発言内容をしっかりと確認しなければなりません。

例えば、100万円と言った場合に本当に100万円でよいのか、10月までにと言った場合は本当に10月まででよいのか確認して、その場で出席者全員の認識を得ておくことも大切です。

また会議のポイントとなる事項をあらかじめ想定し、その部分に集中してポイントのみまとめるようにしましょう。できるだけ箇条書き形式に記録した方が読む人も分かりやすいですから、会議中は頭の中も箇条書きで考えるようにしてみましょう。

会議は通常1時間程度ですが、1時間の話し合いのポイントはせいぜい記録紙2~3枚程度です。そのくらいにまとまらない議事録は、無駄な記載が含まれていると考えてよいでしょう。

議事録は、会議終了から時間がたてばたつほどまとめるのに苦労します。記憶が新しいうちに、箇条書きにしたポイントだけでも会議終了直後に仕上げ、補足修正したものはその日のうちか翌日には完成させて出席者に回覧するべきです。

また、通常回覧した場合は、出席者がチェックして修正点があれば修正しますが、チェックする方も時間がたてばたつほど、実際に話した内容とは違う内容や話していない内容が入り込む恐れがあるからです。

コツを押さえて議事録作成の達人になる

議事録の作成は、コツを押さえれば難しいものではありません。まずディスカッションした内容を全部書く必要はまったくないと思うことが、最初のコツです。議事録作成で大切なことは、上手な文章を書くことではなくポイントを押さえることです。ポイントを押さえて、聞き逃さないことを心掛けましょう。

参考:

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Back Office Heroes編集部